使える書類と使えない書類 ～所在証明～

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１月になると、さすがに寒さが厳しくなりますね～(¯―¯٥)

起床して窓を開けると、一面雪景色…といったことも。

大雪にならないで春を迎えたい…

所在証明

『所在証明』って何？

私も駆け出しの頃に送られてきた書類に水道料金領収証のコピーがついていて、「何だコレは？」とナゾでした。

これは『使用の本拠の位置』と『申請者住所（所在地）』が一致しない場合に必要になる書類なんです。

下の画像をご覧ください。

このケースでは一致してますので、所在証明は必要ありません。

 

違いがあるケースというのは…

• 申請者住所（所在地）→法人の本社（東京都渋谷区）
• 使用の本拠の位置→法人の営業所（仙台市宮城野区）

…が、よくある申請ケースです。

この場合、東京の本社が所有者（使用者）になり、実際使用する場所が仙台って話になります。

ただ、仙台に営業所があるって言われても、「何かで証明してちょ！」ってことで所在証明が必要になるんです。

所在証明があれば、東京本社名義での車庫証明・車検証が出てきます(^_^;)

では、どのような書類でそこに営業所や支店がある証明になるのでしょうか。

実際に見てみましょう。

消印付き郵便物

１番簡単！

営業所や支店に届いた消印付き郵便物が所在証明になります。

あまり古い郵便物は好ましくないので、なるべく新しいものを揃えて下さい。

ハガキでも封筒でも可ですが、メール便やゆうパックの伝票はダメでした。

たまに郵便物を取り扱ってない営業所さんもありますが、どうしてもダメな場合は当事務所より送付して、お伺いして回収することができます。

「ハガキは返してもらえるの？」

コピーも添付すれば、原本は返却されます。

公共料金領収書の写し

これもポピュラーな書類です。

• 電気
• 電話
• 水道
• ガス

このあたりが間違いないでしょう。

先日、NHK受信料領収書の写しを添付して某署に申請しましたが大丈夫でした。
（所轄によってダメな場合があるので、必ずご確認ください）

納税証明書

法人の場合、法人市民税等の納税証明書も大丈夫です。

事前に申請者となる会社さんから委任状をいただく必要はあります。

ダウンロードはこちらから。
委任状（行政書士さくま事務所用）

登記事項証明書

法人の場合、登記事項証明書（の写し）も可。

ただし、支店の登記がされている場合に限ります。

ややこしかったケースとして、使用承諾証明書の替わりに土地の賃貸借契約書の写しを添付したことがあります。

ただ、契約書に記載の所在地と現在の所在地が一致しないので、登記事項証明書で会社の所在地が移った証明しました。

大家さんに使用承諾証明書の所有者欄を書いてもらえば良いのですが、いろんな事情があって書いてもらえないこともあるので…

添付する登記事項証明書は発行後３ヶ月以内のものをご準備ください。

こちらも当事務所で取得できます（委任状不要）

警察署と運輸支局では違いがある

車庫証明と自動車登録で使える所在証明に違いがあるんですよね～。

車庫証明は上記の通り。

宮城運輸支局での自動車登録手続きでは…

• 電気、ガス、水道、固定電話の領収書（写し可）
• 登記事項証明書（写し可）
• 事業証明書又は営業証明書

公共料金領収書と登記事項証明書は同じですね。

「事業証明書又は営業証明書？」

仙台市に限って言えば、この類の証明書が存在しません。

なので、「役所発行の納税証明書で大丈夫だろう」って思いませんか？

実は納税証明書もダメなんです。

納税した事実はわかるけど、継続的に拠点がある証明にはならない…とのこと。

車庫証明申請では大丈夫なんですけど…

それと同じ理由で消印付きの郵便物もダメです。

同じ自動車関係の手続きですが、役所によって◯×と違いがあるので、必ず確認願います。

まとめ

法人申請を前提で説明をさせていただきました。

個人の方でも住民票が東京においたままで、仙台に単身赴任中なんかだと同様になります。

「何で住民票は移してないの？」とツッコミが入ることもしばしば。

できれば住民票を移して、住居地を管轄する警察署に申請をした方が無難(^_^;)

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